契約締結

システム調達の範囲を示す文書。調達の対象となる製品、サービス、要員の特性や、調達先の候補、内外製分析の結果などを含む。RFPの作成基盤となる重要文書。

システム開発を自社で行う（内製）か、外部に委託する（外製）かを判断するための分析。コスト、品質、納期、技術力、セキュリティなどの観点から総合的に評価し、調達戦略を決定する。

情報提供依頼書。ベンダーに対して製品・サービスの情報提供を依頼する文書。RFPの前段階として発行され、市場調査や候補ベンダーの絞り込みに利用される。技術動向や概算費用の把握を目的とする。

システム調達に伴うリスク。ベンダーの経営状況、技術力不足、納期遅延、品質問題、ベンダーロックインなどが含まれる。調達計画においてリスクの特定と対策を講じることが重要。

提案依頼書。調達仕様書に基づいて、ベンダーに対してシステムの提案を正式に依頼する文書。要件、制約条件、評価基準、提出期限などを明記し、ベンダーからの提案を募る。RFIの後工程に位置づけられる。

ベンダーから提出された提案書を評価するための基準。技術的適合性、費用、実績、体制、納期、保守体制などの評価項目と、各項目の配点・重みづけを定める。RFPにあらかじめ評価基準を明示する場合もある。