PD-DNewデータマネジメント · データライフサイクル

データ保持方針

Data Retention Policy

でーたほじほうしん

データの種類ごとに、保存する期間、保存場所、保存期間満了後の廃棄方法などを定めた方針。法令で義務付けられた保存期間、業務上の必要性、監査や訴訟への備え、個人情報の利用目的などを踏まえて決め、不要なデータを溜め込まないことでコストと漏えいのリスクを抑える。

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保存期間を過ぎたデータや不要になったデータを、復元できない方法で確実に消去すること。媒体に応じて上書き消去、暗号化消去、物理的破壊などを選び、複製やバックアップも含めて消去したことを記録する。リーガルホールド中のデータは廃棄の対象から除く。

組織の文書について、作成、承認、登録、配付、保管、保存期間、廃棄の方法と責任者を定めた社内規程。法令で定められた保存期間の順守、必要な文書を確実に探し出せる状態の維持、不要な文書の確実な廃棄による漏えいの防止を目的とする。